NOTA: Questa pagina è in fase di completamento e affinamento. L'ultima versione è datata 27 Luglio 2005.
In questa pagina vorrei spiegare perché spedire allegati in formato Office (e precisamente Word o Powerpoint) è una pratica sbagliata che a molti dà giustamente fastidio. Esiste già più di una pagina che dà una spiegazione di questo: ad esempio c'è http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.it.html, che però è molto lunga e la maggior parte delle argomentazioni sono più di tipo politico che tecnico, del tipo "Microsoft è cattiva perché non fa software libero". Non sono necessariamente sbagliate, ma esistono ragioni tecniche che anche un fan di Microsoft, a cui il software libero non interessa, può riconoscere come valide, e questi nella pagina su GNU.org non sono evidenti. Il sito Openformats.org, che ho scoperto recentemente, sembra essere da questo punto di vista più esaustivo, ma anche qui non manca la politica, cioè le opinioni, che possono essere condivisibili, ma anche no!
Ho voluto raccogliere qui in breve alcuni motivi tecnici oggettivi per cui è meglio evitare i file Office negli
allegati di posta elettronica (seguirà una spiegazione estesa di
ciascun punto):
Il motivo principale per non spedire messaggi in formati .DOC o .PPT è che non tutti gli utenti Windows hanno Office, e non tutti gli utenti di PC usano Windows! Microsoft non ha mai rilasciato le specifiche dei suoi formati, perciò solo i software Microsoft possono riprodurre correttamente questi formati. Ci sono alcuni software che, con alterne fortune, fanno del loro meglio per cercare di leggere i formati Office, ad esempio OpenOffice, che gira su diverse piattaforme. Ma questi non sono perfetti, perché i formati Office non sono stati ancora completamente decodificati, e molte formattazioni complesse non vengono rese correttamente.
Un altra ragione importante per evitare gli allegati Office è che il loro formato è altamente inefficiente: ad esempio, questo file formattato in HTML occupa circa 12 Kbytes. Lo stesso testo in formato Word ne occupa 40!!! (prova effettuata con Word 2000 per Windows). Ovviamente l'aspetto dei due testi nei due formati è identico: stessa impaginazione e stessi effetti tipografici.
A che servono quei byte in più del formato Word? Alcuni servono a definire impaginazione e formattazione, ma a volte questo spazio spurio contiene frasi che erano state scritte nel documento ma poi sono state cancellate, o addirittura parti di altri documenti! Questi testi non si vedono aprendo il file in Word, ma aprendolo con un Hex Editor con un po' di pazienza saltano fuori. Volete proprio spedire ad altre persone file che a vostra insaputa possono contenere parti di altri vostri documenti?
Comunque, non ci interessa sapere a cosa servono quei byte in più che vengono usati dal file Word: ci basti sapere che usando un formato standard, aperto e accessibile a tutti gli utenti di computer si risparmiano byte, gratis! Chi si connette usando un modem analogico ringrazia...
Qualcuno potrebbe obiettare che il formato HTML viene reso in modo
diverso da diversi browser. Questo è certamente vero: non
pensiate però che il discorso sia diverso per i formati Office!
Chi negli anni ha aggiornato la propria copia di Office almeno una
volta lo sa bene: versioni diverse rendono i file in modo diverso!
Addirittura in documenti Word spesso le immagini risultano spostate o
semplicemente non ci sono più...
Per non parlare del fatto che il percorso inverso, ossia da una
versione di Office più recente ad una più datata,
è a volte impossibile. Se avete Office XP ed usate qualche
funzione particolare, è possibile che chi usa Office 2000 non
sia in grado di leggere il file da voi prodotto!
Un altro motivo per evitare i file Office è che sono dei
veicoli
per i virus informatici. I documenti Office possono infatti includere
delle "macro", piccoli programmi contenuti all'interno dei documenti.
Le macro sono strumenti potentissimi e molto utili, purtroppo
però usate in modo sbagliato da persone esperte possono
funzionare come veri e propri virus: si moltiplicano, si diffondono e
provocano danni anche gravi ai sistemi, e tutto questo restando
praticamente invisibili finché è troppo tardi per
fermarli.
Meglio non rischiare, ed usare formati meno sofisticati che non
includono le macro e che quindi sono assolutamente innocui da questo
punto di vista.
Non voglio certo dire che la cosa giusta da fare sia di smettere di usare i programmi Microsoft. Sono ottimi programmi per la produttività personale, sono semplici da usare ed offrono molti aiuti per l'utente inesperto, offrendo una certa potenza ai più esperti. Se per scrivere i vostri documenti vi trovate bene con Office, usatelo, chi vi dice niente! :-)
Solo, se volete condividere i vostri documenti con qualcun'altro, ricordatevi che i formati proprietari di Office non sono adatti. Ci sono numerosi formati standard perfettamente adatti allo scopo, e per usarli non dovrete nemmeno installare del nuovo software.
Trasformare i documenti prodotti con Word in file standard leggibili
da tutti
è molto semplice. Da Word, basta che scegliate il comando "Salva
come..." dal menù "File", e selezioniate un formato diverso da
quello di default tra quelli disponibili.
Se il file andrà solo letto e non stampato, una buona scelta
è usare il formato HTML: tutti coloro che hanno una connessione
a Internet hanno modo di leggere questo formato. Word non produce
codice HTML molto efficiente, anzi a dire la verità fa veramente pena sotto
questo aspetto, però il documento
conserverà più o meno la sua formattazione originale e
potrà essere letto agevolmente da chiunque.
Se invece il file andrà anche stampato, allora consiglio il
formato RTF (Rich Text Format). E' un formato standard e aperto e
quindi esiste software in grado di leggere file in quel formato per
ogni piattaforma.
Se avete bisogno che il file sia esattamente uguale a quello che
vedete sul vostro schermo, allora il formato ideale è il PDF (acronimo di Portable Document Format).
Anche questo è uno standard aperto e riconosciuto, ed esiste un
ottimo programma gratuito per leggerlo (Acrobat Reader), disponibile
per diverse piattaforme. Purtroppo Word non produce direttamente un
file PDF, per quanto ne so (non ho mai usato Office XP). Il modo
più comodo per produrre file in questo formato è usare il
software Adobe Acrobat. So che questo è un software commerciale
e che non costa poco; d'altro canto se avete acquistato Office, potrete
fare un piccolo sforzo in più, no? ;-)
Comunque, esiste un modo per produrre file PDF senza ricorrere ad Adobe Acrobat; è un metodo che mi sono inventato io (sicuramente qualcuno c'era già arrivato prima di me, ma io ci sono arrivato per conto mio) e che ho sperimentato con buoni risultati. Purtroppo il metodo è un po' macchinoso e richiede di scaricare ed installare del software aggiuntivo e di fare un po' di esperimenti con le proprie impostazioni di Windows, quindi dovete avere un po' di coraggio e intraprendenza, oltre ad una abbondante dose di pazienza.
Il metodo si basa sulla combinazione di tre funzionalità, esse sono:
Il trucco allora è quello di installare nel proprio sistema i driver di una stampante postscript, scegliendo "Aggiungi stampante" dal Pannello di Controllo -> Stampanti. Useremo questo driver per stampare su file il nostro documento, ottenendone la versione postscript: da Word, basta scegliere "Stampa...", selezionare la nostra "finta" stampante postscript nell'elenco di quelle disponibili, marcare l'opzione "Stampa su file" e scegliere il nome del file da produrre. A questo punto basta aprire con ghostscript il file postscript appena prodotto e convertirlo in PDF.
Il principio è semplice, la realizzazione purtroppo è un
po' complicata, perché bisogna spendere un po' di tempo per
trovare la stampante giusta e impostarla correttamente, in modo da
produrre un file Postscript che ghostscript sappia leggere
correttamente. In generale le stampanti laser professionali sono
Postscript: le più recenti avranno una migliore risoluzione e
magari sono anche a colori, tanto meglio perché così la
resa delle immagini "raster" sarà migliore (il testo è vettoriale
e quindi la sua resa grafica non è un problema, stessa cosa per le immagini vettoriali). Scelta la
stampante, bisogna giocare con le impostazioni di stampa per produrre
un codice Postscript il più possibile vicino allo standard. Dopo
un po' di tentativi si riesce a produrre la versione postscript del
proprio documento, da lì la strada è in discesa
perché ghostscript lo convertirà in PDF senza problemi.
Purtroppo ho dovuto recentemente formattare la mia partizione Windows
perciò ho perso le impostazioni da me usate nei miei
esperimenti.
Per Powerpoint il discorso è più complicato
perché non esiste, che io sappia, un formato standard per le
presentazioni. Ci sarebbe SVG ma non è ancora così
diffuso e quindi non è immediato trovare programmi facili da
usare e alla portata di tutti che lo leggano.
La prima cosa che dovete chiedervi prima di inviare un allegato
Powerpoint è se avete davvero bisogno di spedire una
presentazione: avete proprio bisogno, nel vostro documento, di suoni e
animazioni? Può darsi che un formato statico, oppure una pagina
HTML dinamica, siano sufficienti per i vostri scopi.
In secondo luogo: siete sicuri che il destinatario gradisca di
ricevere una presentazione Powerpoint? Ad esempio, io che sono su una
connessione analogica, non sono affatto contento di dovermi scaricare
500 KB di file il cui contenuto è qualche barzelletta idiota e
vecchia come il mondo...
Infine, se proprio dovete spedire la presentazione, vedete prima se
comprimendo il file con ZIP o RAR riuscite a diminuirne le dimensioni
(in genere la risposta è sì...).