Questa pagina è una raccolta delle più importanti regole della netiquette per quello che riguarda le email. Ho cercato di spiegare in termini semplici il come ed il perché.
Questo documento nasce come email, da qui la forma colloquiale e l'uso
della seconda persona. Mi sono poi reso conto che mandare un'email del
genere ad una persona non è molto elegante, oltre ad essere
probabilmente un atto contrario alla Netiquette stessa!
Allora ho deciso di convertire la mia email nel presente documento HTML e di pubblicarlo, con la speranza che qualcuno lo legga, e magari la smetta di mandarmi in email catene di S. Antonio in HTML con allegati Office di 700 KB... :-/
Alcune regole riguardano aspetti un po' tecnici, non visibili "ad occhio nudo" per l'utente non molto esperto, che cercherò di spiegarti nel modo più semplice e chiaro possibile; altre invece riguardano il modo di scrivere l'email, in pratica semplici convenzioni che si chiede di rispettare, un po' come quella di mettere su una busta il francobollo in alto a destra, e l'indirizzo in basso a destra...
Una piccola nota, prima di cominciare: le regole della Netiquette non sono *leggi*, non verrai arrestato/a se non le respetti; però se le rispetterai potrai facilitare la vita a coloro che contatti, me per primo.In generale quello che fa la Microsoft va contro tutte le convenzioni e gli standard stabiliti dalla comunità informatica, e il programma di posta di Microsoft, Outlook, non fa eccezione. Ad esempio Outlook ha preimpostata l'opzione che consente di scrivere email in formato HTML. Questo ti dà la capacità di scrivere email esteticamente molto belle, in cui puoi scegliere diverse font, diversi stili, diversi colori del testo e dello sfondo, e allegare immagini e suoni.
Se nel mondo tutti usassero Outlook non sarebbe un grandissimo problema: purtroppo (o meglio, per fortuna!) non tutti usano Outlook, e questo implica che non tutti possono (o vogliono...) visualizzare correttamente i testi scritti in formato HTML.Può darsi che nessuno si sia mai lamentato delle tue email in HTML (beh, lo sto facendo io, adesso!!! ;-). Devi sapere però che l'uso dell'HTML comporta un altro problema: praticamente raddoppia le dimensioni fisiche della tua email! Quindi tu devi spedire, e il tuo destinatario deve scaricarsi, più del doppio dei bytes rispetto a quanti sarebbero necessari per trasportare il tuo messaggio. Non tutti hanno una connessione gratis quindi ogni byte che spedisci o scarichi è una spesa che, seppur piccola, va sommata a tante altre piccole spese fino a formare una cifra non indifferente!
Perciò la prima cosa che dovresti fare è controllare che il tuo programma di posta sia impostato affinchè spedisca le email in formato solo testo (anche: testo semplice o plain text o ASCII...). Guarda tra le opzioni: non dovrebbe essere difficile trovare quella giusta.Una volta impostato il tuo programma di posta per scrivere le email in testo semplice, dovresti fare attenzione ad un ulteriore dettaglio: la lunghezza delle righe.
I programmi di posta, se istruiti a spedire le email in testo semplice (da qui in poi considero implicito questo fatto), tagliano il testo che scrivi in righe. Puoi specificare la lunghezza massima di queste righe con un'apposita opzione. La Netiquette impone che questa lunghezza sia pari a 72 caratteri. Se imponi righe più lunghe, chi le riceve potrebbe non vedere correttamente il testo, facendo perciò più fatica a leggerlo.
*asterischi* significa per convenzione grassettarla;_sottolineatura_ significa sottolineare la frase.-) possono sostituire degnamente i "punti elenco";Spesso ti arriveranno delle email che richiedono una tua risposta. L'utente comune spesso scrive queste risposte creando un nuovo messaggio, con un nuovo subject. Certo, questo funziona, ma i programmi di posta forniscono strumenti migliori e la Netiquette ti chiede di usarli.
Nello specifico in questo caso lo strumento in questione è il tasto "Rispondi" (o "Reply"); questo comando fa quattro cose, tutte utili come vedrai:
C'è un'ulteriore cosa da aggiungere, riguardante il terzo dei quattro punti sopra indicati. Alcuni programmatori, con estrema furbizia, hanno deciso tradurre non solo le interfacce dei loro programmi di posta, ma anche i prefissi dei subject, quindi ad esempio Outlook (sempre lui!!!) invece di mettere "Re:" mette "R:". Questo non va bene! Se vedi che il tuo programma fa così, guarda tra le opzioni se c'è un modo per correggere questo assurdo comportamento; se è il caso guarda sulla rete se esiste una nuova versione del tuo programma, che non abbia questa falla.
I primi tre punti del precedente elenco automatizzano operazioni che altrimenti tu faresti comunque; il quoting del messaggio a cui rispondi è invece una cosa che tu probabilmente non avresti fatto, e che forse non hai ben capito; invece si tratta di un'operazione importante che, una volta compresa, ti renderà più facile e più divertente la stesura delle risposte alle email.
Parliamo perciò estensivamente del quoting.> Ciao, come stai?
Bene, e tu?Questo è uno stupidissimo esempio di risposta che segue la Netiquette. La prima riga è quotata e ciò sta ad indicare che viene dall'email a cui si risponde. Sotto di essa c'è la risposta. L'email non è più un testo a se stante ma somiglia più ad una conversazione, ad una chat, solo che non è in tempo reale.
Ci sono alcune semplici regole da ricordare per poter fare di un quoting un "buon" quoting.
La regola principe è che bisogna limitare al minimo indispensabile le righe quotate: quelle appena sufficienti per capire a cosa si risponde. Rispondermi quotando 40 righe della mia email per poi aggiungere sotto "Sono concorde" è quanto di più fastidioso tu possa fare: la mia email la conosco già, perchè me la rimandi indietro?!?!Per aiutare a fare economia di righe quotate mantenendo il filo del discorso ci sono alcuni artifici testuali molto utili. Uno è il "tag", ovvero una parola o una frase, tra parentesi quadre, che fa da segnaposto per una quotatura lunga ricordando semplicemente di cosa si stava discutendo. Ad esempio, invece delle 40 righe di cui sopra potresti scrivere:
[CD dei Deep Purple]
Sono concorde, è molto bello!
> Nel mezzo del cammin di nostra vita
> mi ritrovai per una selva oscura
(snip)
> e caddi come corpo morto cade.
Bravo Dante, è molto bello, non vedo l'ora di leggere il prossimo
capitolo (pardon, canto)!!! ;-)Qui chi risponde parla dell'intero canto, ma riportarlo tutto per poi scrivere sotto "Bello bello bello" farebbe giustamente incavolare Dante. In questo modo invece Dante è contento, e quindi incentivato a scrivere il secondo canto del suo promettente libro! ;-)
Se non ti piace "snip", puoi scrivere "cut" o semplicemente "...". Usando questi strumenti devi cercare di limitare il quoting ad al massimo 4-5 righe per "blocco". Come regola di base calcola questo: se le righe di quoting superano in numero quelle scritte da te, hai fatto un quoting atroce, torna indietro e correggi!!! :-)
Altre regole sono puramente estetiche ma aiutano moltissimo ad aumentare la leggibilità di un'email così scritta.
Per prima cosa: perdi cinque minuti di tempo per correggere il quoting del tuo programma di email! Programmi più furbi fanno questo automaticamente, ma altri, come il nostro beneamato Outlook, non ne sono capaci.Mi riferisco al fenomeno per cui le righe, con davanti il carattere di quotatura, superano il limite dei 72 caratteri, per cui l'ultima parola della riga stessa va a capo; i programmi di posta più semplici non sono abbastanza svegli da accorgersene e la parola a capo rimane non quotata...
Ad esempio succede questo:> Quelle che cominciano con " ----- Original Message ----- "? Quelle
arrivano
> col tuo messaggio. Sono in inglese, e indicano la data sempre in
inglese.
> Quelle che cominciano con " ----- Original Message ----- "? Quelle
> arrivano
> col tuo messaggio. Sono in inglese, e indicano la data sempre in
inglese.Altro dettaglio: i programmi di posta ti consentono di scegliere a piacimento il carattere di quoting; d'altro canto lo standard vorrebbe che si usasse ">" e molti client di posta sono programmati per riconoscere ed evidenziare le righe precedute da questo carattere ma non da altri. Quindi per favore evita di fare il brillante e lascia il carattere standard...
Conviene attenersi alla Netiquette che suggerisce un massimo di quattro righe per la firma. Sono abbastanza per una firma molto carina, basta guardare un po' di messaggi su Usenet.
Solo, abbi cura di far precedere alla firma i caratteri: "-- " ovvero, senza gli apici, "meno meno spazio". Questi caratteri devono trovarsi ad inizio riga. Per convenzione essi indicano che il testo dell'email è terminato e ciò che segue è la firma. Alcuni programmi si basano su questi caratteri per riconoscere la firma e distinguerla dal resto del testo.Spedire un messaggio a più persone è facilissimo. Basta nel campo "To:" (oppure "A:" nei programmi localizzati in italiano) mettere gli indirizzi di tutti quelli a cui si vuole mandare una copia del messaggio; giusto? NO! Sbagliato!
Ma certo, c'è il campo "Cc:", Carbon copy (O Copia carbone, come preferisci) che è fatta apposta, giusto? NO! Sbagliato anche questo! O meglio, dipende dalle circostanze. A volte usare il campo Cc è giusto; in particolare quando tutti quelli elencati in esso si conoscono e perciò conoscono anche i relativi indirizzi email. Altrimenti no, non va bene: chi ti ha detto che io voglio far conoscere il mio indirizzo al tuo amico Gino Pino? Io non lo conosco, ma magari lui ha il computer pieno di virus, tu gli hai mandato il mio indirizzo e adesso il suo PC impazzito spedirà schifezze anche a me!!! O comunque voglio mantenere la mia privacy, che ne sai?Tutti i client di posta elettronica hanno questa funzione, che fa parte dello standard delle email. Solo che alcuni lo nascondono, più che altro per motivi estetici. Se perdi 5 secondi a spulciare nell'interfaccia lo troverai di sicuro.
A volte gli allegati sono inevitabili: tutte le volte che il documento che vuoi spedire non si trova in rete. A quel punto, la Netiquette consiglia di chiedere prima l'autorizzazione al destinatario, a meno che non si tratti di pochi KB di dati.
In ogni caso, devi prendere tutti i provvedimenti affinchè l'allegato sia delle dimensioni minime possibili: le immagini non devono essere BMP o TIFF, ma JPG, GIF o PNG, che sono formati compressi. Per tutto il resto c'è ZIP, RAR, oppure la combinazione tar + gzip/bjzip, programmi che raccolgono tutti i file che vuoi spedire in un solo archivio compresso, che tutti i sistemi operativi degni di questo nome possono aprire.
C'è poi il problema di cosa spedire in allegato. Al contrario di ciò che dice Bill Gates, Word non è uno standard, non tutti ce l'hanno, quindi non tutti possono leggere i file Word. Idem per PowerPoint o Excel.Quindi usa i formati standard ogni volta che puoi: per i documenti di testo c'è il testo semplice o l'RTF, che tutti i word-processor sanno usare; nei casi estremi c'è il PDF (questo sì, è standard!) o PostScript. Per i fogli elettronici c'è anche qui il CSV, Comma Separated Values, che è standard, per le presentazioni non lo so, devi proprio mandarmi una presentazione in allegato? ;-)
Ulteriori informazioni in questa pagina della mia home page.Io, ad esempio, le odio, credo siano assolutamente inutili e dannose, e non sono il solo: in questa pagina del sito degli Hoaxbusters, un sito dedicato proprio allo studio delle catene di S. Antonio, si illustra brevemente il fenomeno e si propongono alcune argomentazioni tese a dimostrare il danno che questo può creare alla comunità degli utenti di Internet. Per chi non mastica l'inglese, ci sono alcuni punti molto interessanti che vengono sviluppati:
Per ulteriori informazioni in italiano, c'è l'ottima pagina delle Indagini Antibufala di Paolo Attivissimo.
Nonostante tutto, ad alcune persone può far piacere ricevere e spedire le catene di S. Antonio, e chi sono io per giudicare? Però, nel dubbio, è meglio chiedere: assumi che la catena di S. Antonio sia sgradita, e se proprio proprio devi spedire 10 email per non avere 7 anni di sfiga, e non sai a chi spedirle, prima chiedi l'autorizzazione. E ovviamente ricordati di qual è il modo più corretto di spedire un messaggio a più utenti!Se invece non vuoi seguire queste semplici regole... il mio kill-filter è sempre aperto! ;-D