Lo strumento utilizzato per trasformare in formato digitale le immagini è lo scanner: ne esistono di vari tipi ma il più diffuso è quello piatto perché non costringe ad una manipolazione traumatica delle legature.

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I principali parametri di valutazione di ogni immagine digitale sono la risoluzione, profondità dei bit per pixel e il colore.
Per migliorare l'aspetto delle immagini spesso vengono applicati dei filtri che le rielaborano: tanto più la risoluzione è bassa o le immagini sono piccole tanto più sarà necessario l'applicazione di filtri.

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Una volta immagazzinate e rielaborate le immagini devono essere memorizzate utilizzando un formato di compressione che mantenga il più possibile inalterati i colori originali. Gli standard più comuni sono: TIFF, GIF, JPEG, ImagePac, Wavelet.

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Un archivio di documenti digitali non comprende spesso solo immagini ma anche parti testuali. In questo caso si può o fare una fotocopia digitale, o trascriverlo interamente o usare un programma di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, Optical Character Recognition)

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Una volta completate le varie fasi della digitalizzazione e dopo aver inserito i dati catalografici, il nuovo archivio è pronto ad essere messo a disposizione del pubblico tramite HTTP o FTP o tramite supporti ottici.

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