La digitalizzazione dell'immagine avviene grazie ad un sensore dello scanner. Il più comune è il CCD (Charged Coupled Devices), usato sia per gli scanner piatti sia per le macchine fotografiche digitali; si basa su sensori ottici (array) costituiti da tante celle che passano sopra il foglio emettendo un fascio luminoso e cogliendo la sua rifrazione. In sostanza, lo scanner sovrappone idealmente all'immagine una griglia (la cui risoluzione dipende dalle impostazioni dello scanner) che traduce ogni cella in base alla gamma di colori che è in grado di riconoscere (uno scanner a 16 bit distinguerà 65.536 colori, uno a 24 bit oltre 16 milioni di colori).
Un'immagine può essere acquisita anche in tonalità di grigio: in questo caso il singolo pixel viene codificato in base alla sua luminosità. Una volta acquisita l'immagine, lo scanner la trasmette al computer attraverso il quale sarà poi possibile rielaborarla.
Molto diffusa è ora la tendenza ad acquisire le immagini tramite la macchina fotografica digitale che le salva direttamente in una scheda di memoria interna o su un dischetto: il maggiore vantaggio dell'utilizzo di questo apparecchio è che consente di riprendere anche mappe di grandi dimensioni e di annullare completamente ogni manipolazione dei materiali fragili. In un secondo tempo l'immagine viene trasferita sul calcolatore, collegandovi direttamente la macchina fotografica.
